¿No estás seguro de cómo configurar y usar la aplicación de Zoom para realizar tus reuniones? Tal vez tengas curiosidad por las características que ofrece el Zoom. Estas son las preguntas que escucho a menudo estos días debido al hecho de que mucha gente empezó a trabajar desde casa por el virus COVID-19.
Si eres nuevo en Zoom, lo primero que debes hacer es crear una cuenta y familiarizarte con la configuración y las funciones básicas de la herramienta Zoom. Para eso es esta guía. Te dirá exactamente cómo configurar Zoom, con qué ajustes deberías jugar primero y qué características necesitas conocer. Vamos a sumergirnos.
Cómo configurar el Zoom
Antes de empezar a usar el Zoom, tienes que configurarlo primero. Eso significa crear una cuenta, descargar las aplicaciones necesarias y ocuparse de algunos ajustes básicos.
Para crear una cuenta, visita la página de registro de Zoom y sigue las instrucciones en pantalla. Todo lo que tienes que hacer es introducir la dirección de correo electrónico de tu trabajo, activar tu cuenta mediante un enlace que se te enviará por correo electrónico y añadir tu nombre y la contraseña que desees. Eso es todo.
El siguiente paso es descargar las aplicaciones que usarás. Estas incluyen la aplicación para tu PC y la aplicación para tu dispositivo Android o iOS si planeas unirte a reuniones sobre la marcha. Puedes unirte a una reunión de Zoom en tu PC sin la aplicación, ya que el software funciona en un navegador. Sin embargo, su conjunto de características es limitado en este caso. Por eso, nuestro consejo es que consigas la aplicación.
Ahora es el momento de actualizar tu información personal y algunos ajustes importantes. Lo primero que recomendamos es subir la imagen de tu perfil, que se mostrará en una reunión de Zoom cuando la cámara esté apagada, lo que te hará parecer más profesional. Para ello, ve a la página de tu perfil, haz clic en el enlace «Cambiar» en la parte superior y sube tu imagen. Y mientras estás en tu página de perfil, desplázate hacia abajo para asegurarte de que la zona horaria y el formato están configurados correctamente.
Lo último que te recomendamos es que decidas si quieres que la cámara y el micrófono estén encendidos o apagados de forma predeterminada cuando te unes a una reunión. Tendrás que abrir la aplicación Zoom en tu PC para actualizar estos dos ajustes, ya que no están disponibles en el cliente web.
A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Abre la aplicación, inicia sesión y haz clic en el icono del engranaje en la esquina superior derecha (debajo de la imagen de tu perfil) para acceder a la configuración.
- A partir de ahí, haz clic en la opción «Vídeo» y marca o desmarca la casilla junto a «Desactivar mi vídeo al entrar en las reuniones».
- Luego haga clic en «Audio» en la columna de la izquierda y marque/desmarque la casilla junto a «Silenciar mi micrófono al entrar en una reunión».
- Los cambios se guardarán automáticamente, así que puedes seguir adelante y cerrar la ventana.
Estos son los ajustes básicos que le recomendamos actualizar antes de unirse a su primera reunión, aunque también hay muchos otros disponibles. Revísalos todos si te apetece y actualiza los que te interesan.
Cómo utilizar las funciones de Zoom
Si quieres saber cómo usar el Zoom, tienes que familiarizarte con sus principales características. Le sugerimos que lo haga antes de unirse a una reunión real. Todo lo que tienes que hacer es lanzar la aplicación Zoom en tu PC y pulsar el botón «Nueva reunión». Esto iniciará una nueva reunión y serás el único que asista a ella, lo que te dará mucha paz y tranquilidad para jugar con las funciones disponibles. Aquí están las principales que debes conocer y probar:
Encender y apagar el micrófono y la cámara
Los controles del micrófono y de la cámara se encuentran en la esquina inferior izquierda. Sólo tienes que hacer clic en el icono del micrófono o de la cámara para encender o apagar cualquiera de ellos. Te sugerimos que mantengas el micrófono silenciado cuando no estés hablando para evitar ruidos de fondo que puedan molestar a los demás participantes.
Silenciar a un participante
Esta es una función sólo disponible para un anfitrión, la persona que inicia una reunión. Si hay un ruido de fondo excesivo procedente de una persona determinada (como sus hijos gritando en el fondo), un anfitrión puede apagar su micrófono con un simple clic. Para ello, haga clic en el botón «Gestionar participantes» situado en la barra de tareas y, a continuación, haga clic en el botón azul «Silencio» que aparece al pasar el ratón por encima del nombre de un participante.
Levanta la mano
Siempre que quiera hablar, puede hacer una señal al anfitrión levantando la mano virtualmente. El anfitrión le dará la palabra para hablar o hacer preguntas. Esta es una gran característica que evita que varias personas hablen a la vez. También es fácil de usar. Selecciona la opción «Participantes» de la barra de tareas y luego haz clic en la opción «Levantar la mano» en la parte inferior de la sección que aparece a la derecha.
Grabar una reunión
Todas las reuniones de Zoom pueden ser grabadas. Esta es una gran característica, ya que permite que los empleados que no pudieron hacer una reunión puedan verla más tarde. Para empezar a grabar, sólo tienes que pulsar el botón «Grabar» en la barra de tareas. Las grabaciones pueden ser guardadas en tu dispositivo o en la nube, aunque esta última no está disponible en los planes gratuitos. También ten en cuenta que esta característica es administrada por el anfitrión de una reunión.
Charla con tus colegas
Zoom tiene una función de chat integrada que es genial para cosas como hacer preguntas y dar retroalimentación durante una reunión. Para usarla, presiona el botón «Chat» en la barra de tareas, escribe tu mensaje en la columna de la derecha que aparece y presiona enter. El mensaje se enviará a un canal de grupo de forma predeterminada, lo que significa que todo el mundo podrá verlo. También tienes la opción de enviar un mensaje privado a un colega seleccionando su nombre en el menú desplegable situado encima del campo de texto.
Comparte tu pantalla
Zoom permite compartir la pantalla, lo cual es una herramienta imprescindible para una herramienta de videoconferencia enfocada a los negocios. Para empezar, sólo tienes que pulsar la opción «Compartir pantalla» en la barra de tareas y luego elegir si quieres compartir la vista de tu navegador o la de una aplicación que se esté ejecutando en tu PC. También hay disponible una opción de pizarra que permite un enfoque más creativo. Además, puedes seleccionar compartir sólo una parte de la pantalla para ocultar datos confidenciales.
Cómo unirse a una reunión de Zoom
Unirse a una reunión de Zoom es pan comido, no importa qué aparato esté usando. El anfitrión de la reunión compartirá un enlace con usted, y todo lo que tiene que hacer es hacer clic en él. La aplicación de su dispositivo se iniciará automáticamente y le conectará a la reunión.
La otra opción es que el anfitrión comparta con usted el ID de la reunión que consta de nueve números (ejemplo: 000-000-000). En este caso, deberá abrir la aplicación de zoom de su dispositivo, hacer clic en el botón azul «Participar», escribir el ID de la reunión y presionar «Participar en la reunión». En algunos casos, también tendrá que escribir una contraseña que se le proporcionará.
La tercera opción es unirse a una reunión llamando a uno de los números de teléfono que figuran en la invitación del correo electrónico para la reunión de Zoom. Esta es una gran opción si estás de viaje y no tienes acceso a una conexión a Internet. Sin embargo, necesitarás que alguien te envíe un mensaje de texto con el número al que debes llamar, ya que no podrás revisar tu correo electrónico.
Cómo organizar una reunión de Zoom
La forma más fácil de configurar una reunión con Zoom es abrir la aplicación de Zoom en su dispositivo y hacer clic en la opción «Nuevas reuniones». A partir de ahí, tienes un par de opciones disponibles. La primera es hacer clic en el icono de la esquina superior izquierda (junto al candado verde), copiar la URL o el ID de la reunión y, a continuación, compartirlos con tu equipo en Slack o en cualquier otra aplicación de chat que utilices. Los participantes pueden unirse a la reunión haciendo clic en el enlace o abriendo la aplicación de zoom y escribiendo el ID de la reunión.
La otra opción es hacer clic en el botón «Invitar» de la barra de tareas, seleccionar a las personas de la carpeta Contactos que deseas invitar a la reunión y hacer clic en el botón «Invitar». De este modo, se enviará un mensaje de correo electrónico a las personas seleccionadas, que contendrá el vínculo a la reunión, el ID de la reunión y algunos números a los que la gente podrá llamar si desean unirse a la reunión con un teléfono.
También puedes programar una reunión con antelación con la ayuda de Google Calendar. Para empezar, abre la aplicación Zoom en tu dispositivo, haz clic en la opción «Programar» y rellena los campos obligatorios, incluyendo la fecha y la hora de la reunión. A continuación, haz clic en el botón «Programar» que te llevará al sitio web de Google Calendar.
Desde allí, puedes añadir invitados – personas que quieras invitar a la reunión – comprueba si todos los datos son correctos, haz clic en «Guardar» y luego selecciona la opción «Enviar» para que los participantes reciban un correo electrónico con todos los detalles requeridos.
Cómo finalizar una reunión de Zoom
Tienes dos opciones disponibles si eres el anfitrión, ambas aparecen cuando haces clic en el botón «Fin de la reunión» en la esquina inferior derecha. La primera es «Fin de la reunión para todos», que hará que todos los participantes salgan de la reunión cuando se pulse. La segunda es la opción «Salir de la reunión» que sólo le permitirá salir de la reunión, permitiendo al resto del equipo continuar la conversación si lo desea.
Si no es el anfitrión de una reunión, sólo dispondrá de la opción «Salir de la reunión» que le permitirá cerrar la sesión cuando se haga clic en ella. No será necesario que hagas clic en la opción si el anfitrión termina la reunión para todos los participantes, en cuyo caso saldrás automáticamente.
Si ha llegado hasta aquí, ahora ya sabe cómo utilizar el Zoom Reuniones, cuáles son sus principales características y cómo iniciar, unirse y finalizar una reunión. Estas son las principales cosas que debe saber, aunque hay muchas otras características y configuraciones con las que puede jugar.
